De gemeente Utrecht speelt in op de vraagstukken en ontwikkelingen van de stad en levert producten en diensten voor de stad. De bedrijfsvoeringfuncties zorgen er met hun ondersteunende werkzaamheden voor dat het primaire proces deze producten en diensten zo goed mogelijk kan realiseren.

Algemeen

De belangrijkste opgave voor de stad ligt in een gezonde verstedelijking, Healthy Urban Living, waarvan een inclusieve stad een belangrijk onderdeel vormt. Deze opgave leidt tot andere verwachtingen van de stad en doet een ander beroep op de stad, haar inwoners en de gemeentelijke organisatie.

De gemeente Utrecht is klaar voor deze opgave. Noodzakelijke vernieuwing is doorgevoerd, wordt geborgd en door ons doorgezet. Tegelijkertijd spiegelt de stad de gemeentelijke organisatie vanuit het perspectief van de inclusieve stad. Hoe divers is bijvoorbeeld de gemeentelijke organisatie? En hoe blijven we leren in ons dagelijks werk? Hoe spreken we elkaar meer aan? En hoe houden we iedereen aangehaakt op de vernieuwingen die in onze organisatie plaatsvinden? Wat we willen voor de stad, willen we ook voor onze eigen mensen.

De Visitatiecommissie organisatievernieuwing constateert dat Utrecht er mooi voor staat. Dat is in grootstedelijk Nederland wel bijzonder. De gemeente Utrecht heeft in de crisisjaren die achter ons liggen, echt werk gemaakt van een grote transitie; Via B. De praktische uitvoering heeft inmiddels vorm gekregen: de samenwerking is sterk verbeterd, zowel intern als ook met inwoners en organisaties in en buiten de stad, ze is wendbaarder geworden, innoveert haar manier van werken verder, is oplossingsgericht en werkt steeds meer opgavegericht.

Informatie is de belangrijkste bron voor vernieuwing, een middel voor dienstverlening en een basis voor een gezonde bedrijfsvoering. We zetten technologie in om de stad en onze organisatie slimmer te laten functioneren met als doel het ondersteunen van gezonde verstedelijking. We ontwikkelen niet alleen, maar doen dit samen, met andere overheden, kennisinstellingen, inwoners en ondernemers. Hierbij streven we ernaar dat informatie toegankelijk is voor alle inwoners, waarbij we aan de andere kant werken aan goede Informatiebeveiliging en adequaat privacy beleid.

Werken aan vernieuwing: open en wendbaar

Innoveren met informatie

In 2017 werken we verder aan digitale innovaties, met als focuspunten: open data, datagedreven sturing, basisregistraties en nieuwe technologie.

Wat betreft open data gaat het er om volume te maken wat betreft gepubliceerde datasets. Daarbij maken we een begin met het automatiseren van het proces om open data te publiceren om zo de actualiteit te verbeteren. Onder de vlag van het ‘Open Data Convenant’ werken we samen met andere overheden in de regio. Daarbij werken we aan standaardisatie om het gebruik verder te vereenvoudigen.

Wij verbeteren onze dienstverlening aan het (digitale) loket. Informatie die al bij de gemeente bekend is hoeft de klant niet meer in te vullen. Hiervoor zetten we de landelijk voorgeschreven basisregistraties Adressen, Personen en Bedrijven in. Met het instellen van een informatiecommissaris werken we aan actieve openbaarheid van gemeentelijke informatie. We stellen meer informatie proactief beschikbaar en verbeteren de vindbaarheid daarvan in de verschillende gemeentelijke contactkanalen om het aantal formele informatieverzoeken te reduceren.

Voor datagedreven sturing wordt in het najaar van 2016 een tussenrapport opgesteld met leerervaringen, dat de basis vormt voor accenten in 2017 e.v. Hieruit blijkt dat wij een professionaliseringsslag moeten maken in de manier hoe we omgaan met data. We willen data eenvoudiger beschikbaar maken, voor (her)gebruik. Innoveren met informatie moet ook in 2017 hand in hand gaan met privacy bewaking.

In het kielzog van de ambitie van datagedreven sturing, waarbij we als organisatie bewust en bekwaam willen worden in het slim gebruik van data, zijn we gestart met de masterclass 'Innovatie met Informatie'. Hierbij verkennen we opkomende technologische ontwikkelingen, zoals robotisering en internet of things. We verbinden de ontwikkelingen aan gemeentelijke producten en diensten met als doel slimmer en efficiënter publieke waarde te leveren. In 2017 en de hierop volgende jaren zullen prototypes verder uitgedacht en uitgewerkt worden naar concrete producten en diensten.

Wij innoveren de auditfunctie, door onder meer gebruik te maken van data en automatiseringshulpmiddelen. Door middel van deze slimme technieken (robotisering) kunnen we automatische controles uitvoeren. We implementeren deze technieken in kleine pilots en experimenten. We stellen de uitrol bij op basis van de evaluaties uit deze pilots. Daarnaast verbeteren we de interne controle bij de organisatieonderdelen, door de timing in het proces te verbeteren. Per organisatieonderdeel wordt besproken hoe dit in 2017 wordt uitgevoerd.

Wij zijn wendbaar

De snelheid van ontwikkelingen in de wereld en de veranderende vragen vanuit de stad maken het belang van Utrecht als wendbare organisatie van onverminderd belang. Een organisatie die door haar wendbaarheid lange tijd kan blijven functioneren zonder grootschalige reorganisaties en nieuwe overplaatsbaarheid. En die in staat is flexibel en innovatief te blijven reageren op de vragen uit de stad. De organisatie is steeds beter in staat deze langere termijn ontwikkelingen te vertalen naar consequenties voor competenties en kennis van medewerkers. Strategische personeelsplanning staat stevig op de agenda. Daarmee kunnen we tijdig anticiperen op veranderingen en organisch ontwikkelen, om formele reorganisaties en overplaatsbaarheid van medewerkers te voorkomen. Hierbij ook is het versterken van digitale vaardigheden van medewerkers een van de speerpunten.

Digitaal werken

De ambitie van GU is om als eerste gemeente volledig digitaal te zijn. We streven ernaar om dat per 1 januari 2017 te bereiken door de invoering van zaakgericht werken, alle dossiers volledig digitaal te hebben en door de succesvolle invoering van een digitale samenwerkingsomgeving. Zaakgericht werken is de verzamelnaam voor de veranderingen in onze elektronische dienstverlening waarbij de burgers en bedrijven centraal staan. Het proces wordt als zaak uitgevoerd en er wordt zorg voor gedragen dat alle dossiers op een verantwoorde en volgens een gestandaardiseerde werkwijze worden gearchiveerd.

In 2016 zijn de processen gedigitaliseerd die noodzakelijk zijn om per 1 januari 2017 een vervangingsbesluit te kunnen nemen. Met het vervangingsbesluit zijn de digitale documenten formeel leidend bij de gemeentelijke archivering en bij de verantwoording. Van groter belang is het echter dat naast het feit dat de papieren archieven hiermee overbodig zijn geworden dit digitaal werken voordelen oplevert voor onze dienstverlening. Aan het (digitale) loket is informatie daardoor sneller en completer beschikbaar. In 2017 werken wij verder aan de digitalisering van onze processen.

Wij dereguleren binnen onze bedrijfsvoering

Deregulering is één van de pijlers van de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Hiermee versimpelen wij regels, procedures, formulieren en systemen. De bedoeling is om bedrijfsvoering zaken eenvoudiger en meer dienend te maken om zo meer ruimte te creëren voor de kerntaken van onze professionals en daardoor de dienstverlening aan de stad te verbeteren.

Er is een ‘Impulsteam’ samengesteld die interne deregulering stimuleert en ondersteunt. In de 1^e helft van 2016 is een aantal (experimenten met) versimpelingen en vernieuwingen doorgevoerd, bijvoorbeeld met betrekking tot het beoordelingssysteem, het indienen van declaraties, de modernisering van de arbeidsvoorwaarden en de interne urenverrekening. Dit leidt tot minder regels en regelingen, minder administratieve lasten, meer verantwoordelijkheid bij medewerkers, klantvriendelijke benadering en simpele procedures. In de bijlage is de rapportage “Utrecht, Goed geregeld!” opgenomen, waarin een stand van zaken wordt gegeven van zowel externe – als interne initiatieven op het gebied van deregulering.

Naast het dereguleren willen we ook slimmer werken. We zetten in op continu verbeteren en in 2017 doen we dit onder andere door daar waar mogelijk ‘Agile’ te werken. Agile is een andere manier van werken, in multidisciplinaire teams die resultaatverantwoordelijk zijn en een grote mate van zelfsturing hebben. Net als afgelopen jaren worden lessen uit deze werkwijze gedeeld binnen de organisatie om hier samen van te leren.

Wij stimuleren de inclusieve organisatie

De gemeente Utrecht wil als spiegel van de stad een inclusieve organisatie zijn, waarbij mensen met diverse culturele achtergronden, mensen met een arbeidsbeperking en jongeren welkom zijn. Concrete instrumenten hiervoor zijn de strategische personeelsplanning (SPP) , ons traineebeleid, de Jongerenpool en het creëren van plekken voor mensen met een arbeidsbeperking. We werken aan meer culturele diversiteit, daarvoor hebben HR medewerkers onder andere een training gevolgd over divers werven. Tevens heeft er een proef met anoniem solliciteren plaatsgevonden. Een evaluatie daarvan wordt in 2016 afgerond.

Vanuit de Participatiewet heeft de gemeente in haar rol als werkgever de opgave om in 2026 in totaal

125 plekken te hebben gecreëerd voor mensen met een arbeidsbeperking. We hebben in het eerste jaar al 44 plaatsingen gerealiseerd die tellen voor deze afspraak.

Werken aan vernieuwing: scherp en betrouwbaar

Wij borgen privacy van onze burgers en informatieveiligheid van onze gegevens
We werken continu en proactief aan de verbetering van de privacybescherming en informatiebeveiliging.

In 2017 worden bij alle organisatie-eenheden aanspreekpunten voor Privacy en Informatiebeveiliging aangesteld. Geplande activiteiten voor informatiebeveiliging zijn onder andere een beter en meer geautomatiseerd systeem om te bepalen wie welke informatie mag inzien, binnen de gemeente en onze ketenpartners (Identity Management). Daarnaast werken we aan een eenvoudige en beveiligde manier om informatie te kunnen uitwisselen met partners. We voeren bewustwordingsprogramma’s en opleidingen uit gericht op informatiebeveiliging en privacy.

Aan de gewijzigde Europese privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moet uiterlijk op 25 mei 2018 volledig worden voldaan. Een projectgroep draagt zorg voor het implementeren van de wijzigingen die op basis van de Algemene Verordenging Gegevensbescherming noodzakelijk zijn. Een Privacy Functionaris ziet toe op de naleving van bescherming van persoonsgegevens.

Om in te spelen op maatschappelijke veranderingen ontwikkelt de organisatie zich als netwerkorganisatie. Om risico’s van het lekken of misbruiken van informatie in de ontstane netwerken (ketens) te verminderen werken we aan risicobeheersing- en de regiefunctie van informatiebeveiliging. Controle op uitvoering is daar een onderdeel van. We voeren periodieke audits uit op onze systemen en processen.

Wijzigingen in onze gegevensverwerkingen verlopen conform de Utrechtse Privacyverordening. Een Privacy Impact Assessment zal daarbij altijd vooraf worden uitgevoerd. Er wordt een register van verwerkingen van persoonsgegevens aangelegd. Onderzocht wordt op welke manier inwoners laagdrempelig kunnen worden ondersteund in de uitoefening van hun privacy rechten (het recht van inzage, correctie en verwijdering).

Wij sluiten aan op landelijke voorzieningen

Voor de overheid is een landelijk generieke digitale infrastructuur (GDI) gerealiseerd die de komende jaren verder uitgebouwd zal worden. Overheidsinformatie, Mijn Overheid en privacy krijgen één landelijke aanpak. Utrecht wil en moet gebruik maken van landelijke voorzieningen zoals de berichtenbox. Waar we onze inwoners informeren over de voortgang van lopende aanvragen.

ICT infrastructuur (rekencentra) wordt steeds meer gebundeld om continuïteit te waarborgen, dit gebeurd onder andere bij de rijksoverheid. Wij sluiten aan op deze beweging. Gemeente Utrecht streeft samen met regionale partners naar het samenbrengen van hun automatiseringsactiviteiten in een regionaal automatiseringsbedrijf.. Primaire doel is het borgen van de continuïteit en kwaliteit van de ICT-infrastructuur ten behoeve van de zich snel ontwikkelende digitale dienstverlening en bedrijfsvoering en de facilitering van innovaties. Daarbij worden waar mogelijk gestandaardiseerde producten uit de markt ingezet.

Personele en financiële managementinformatie

In 2017 voldoen wij aan de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Dit moet leiden tot een vereenvoudiging in de administratie. Wij implementeren daarnaast een nieuwe technische infrastructuur van onze financiële administratie, hierdoor krijgen wij in 2017 meer mogelijkheden om ons financiële systeem te verbeteren. Dit moet leiden tot meer gebruiksgemak en snelheid in het systeem en verdere mogelijkheden tot vereenvoudiging. In het fysieke domein worden veel kosten verrekend op uren basis, ook dit systeem willen we vergaand vereenvoudigen. Wij zetten in om de administratie te vereenvoudigen, omdat minder complexiteit leidt tot een beter inzicht.

Managers zijn verantwoordelijk voor de sturing op en verantwoording over hun processen, waardoor behoefte is aan eenduidige en vergelijkbare stuurinformatie. Het aantal handelingen om tot goede informatie te komen willen wij verminderen. Minder uitdraai, controle, correctie, herbewerking en opmaak handelingen, waardoor er meer tijd is voor analyse, prognose en advies. Wij ontwikkelen daartoe één voorziening die de managementinformatie over de ondersteunende processen HRM en Financiën in de bedrijfsvoering integraal levert.

Wij presenteren op onze website maandelijks onze betalingsdiscipline. In voorgaande jaren werd er betaald op dag 30 na factuurdatum. Wij passen ons systeem aan, zodat direct na goedkeuring de factuur betaald wordt. Dit zal tot versnelling leiden in het proces en een verbetering voor (MKB) bedrijven.

Wij kopen duurzaam en innovatief in

Duurzaamheid heeft vele gezichten. In elke inkoop nemen we in ieder geval minstens 5% social return op, waarbij de invulling in dialoog met de opdrachtnemer wordt bepaald. De invulmogelijkheden zijn breed, van leerlingen tot doelgroep Banenafspraak, van uitkeringsgerechtigden tot inzet van sociale ondernemers.

In elke inkoop kijken we naar de maximaal haalbare en best passende duurzaamheid. Dit kan zijn op het gebied van internationale arbeidsvoorwaarden, maar ook hergebruikte producten inkopen of hoge milieueisen. Daar waar proportioneel, stellen we eisen aan de bedrijfsvoering van de leverancier, zoals het bepalen van een CO₂ footprint.

We gaan het gebruik van Marktpleinen030 verder uitbreiden, om voor relatief kleine, eenvoudige repeterende aankopen, het MKB ook kansen te bieden op het uitvoeren van een opdracht van de gemeente. We gaan hierin ook specifiek in op kansen voor startende ondernemingen.

Wij sturen scherp op de omvang van de organisatie en externe inhuur

Halverwege 2016 heeft de gemeente Utrecht een toegestane formatie van 3647 fte en een bezetting van 3535 fte.

De formatie is ten opzichte van eind 2015 (3663 fte) met 16 fte afgenomen. Deze 16 fte is een saldo van een groei van 43 fte en een krimp van 59 fte. De groei betreft de uitbreiding van W&I met 18fte; Contentredactie bij PBZ (9 fte); groei bij VLG (7 fte); bij staf MO (5 fte); verder 2 fte groei bij Wijken en idem bij BNT. Van krimp was sprake vanwege de volgende ontwikkelingen: taakstellingen bij IB (45 fte krimp) en afslanking van de nieuwe UVO bij de vorming van Stadsbedrijven (10 fte). Verder enkele kleinere krimp bij BCS, VG en Cultuur, totaal 4 fte.

De besluiten tot aanpassing beleid in de voorjaarsnota, zoals de uitvoering van de Nieuwe Ruimtelijke Strategie en het werken aan extra werkgelegenheid in de stad, zullen in 2017 en verder op enkele plekken in de organisatie tot formatieve groei leiden. De exact invloed op de formatie is op dit moment nog niet aan te geven.

Van de onderstaande besluiten in de voorjaarnota zijn de formatieve gevolgen concreet:

Een krimpend of een groeiend takenpakket wordt met heldere afspraken over formatiebeheer en plafond externe inhuur in control gehouden. Onder inhuur verstaan we de door een externe uitgevoerde werkzaamheden onder dagelijkse leiding en verantwoordelijkheid van de gemeente Utrecht (inhuur waar een inspanningsverplichting van toepassing is). Voor het jaar 2017 hanteren we een plafond voor externe inhuur van 48 miljoen euro.

Doelstellingen bedrijfsvoering