Ondernemingsdossier

Het ondernemersdossier beoogt het versimpelen van de administratieve lasten voor ondernemers. Het ondernemersdossier is eind vorig jaar van start gegaan met een pilot. Deze versie wordt met input van de horeca-ondernemers geoptimaliseerd. Horecaondernemers kunnen nu via het Ondernemingsdossier online leidinggevenden wijzigen, een vergunning aanvragen voor de aanwezigheid van kansspelautomaten en een ontheffing aanvragen voor live muziek. Het Ondernemingsdossier bevindt zich hiermee in de pilotfase. In het najaar van 2016 evalueren wij de werking van het Ondernemingsdossier. Afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie zullen wij het Ondernemingsdossier voortzetten en verder ontwikkelen inclusief de koppeling met het zaaksysteem. De strekking van de raadsmotie 95 wordt uiteraard meegenomen.

Klantvoordeel:minder administratieve handelingen door middel van een digitaal (ondernemers-)dossier.

Ondernemerscontacten
(voorheen Rode Lopergesprekken)

Er wordt met regelmaat via accountmanagement contacten met ondernemers onderhouden. Platform ondernemend Utrecht heeft regelmatig bestuurlijk overleg met de wethouder en hoofd van de afdeling EZ en agendeert dan de punten die voor het bedrijfsleven en ondernemend Utrecht van belang zijn. Goede invoering van het ondernemersdossier wordt van belang geacht en vooral de uitbreiding naar meerdere branches en digitaal betaalgemak met behulp van E-herkenning komt naar voren. E-herkenning van buiten naar binnen is geschikt gemaakt voor gebruik. E-herkenning van binnen naar buiten is in de startfase en wordt komend jaar waarschijnlijk opgepakt, onder de noemer van het Ondernemersdossier. Daarnaast zal de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) een push blijven geven aan de versimpeling middels digitalisering.

Klantvoordeel:door direct contact kan de input snel tot actie leiden en digitalisering leidt tot versimpeling.

Agenda Utrecht

Agenda Stad is een samenwerking tussen het Rijk, steden en stakeholders, gericht op het versterken van groei, innovatie en leefbaarheid van Nederlandse steden. Stedelijke regio’s en Rijk sluiten ‘City Deals’ waarin ze stedelijke opgaven centraal stellen en wederzijdse afspraken maken over de aanpak ervan, inclusief de herijking van bestaande regelgeving. Utrecht heeft zijn Agenda Utrecht opgesteld en vanuit strategie van Gezond Stedelijk Leven een zestal opgaven benoemd waarop we met partners en Rijk een City Deal willen sluiten. De eerste City Deals zijn afgelopen maanden gesloten: Inclusieve Stad en ‘Health Hub’. De Deals zijn naast een middel om de randen van regelgeving op te zoeken en/of te herijken ook een middel om de regio en stad te positioneren, middelen te verwerven en ons met partners (nog) beter te organiseren op de opgaven die horen bij een grote, groeiende, gezonde stad.

Dereguleren in City Deals:

Inclusieve stad gaat regels ter discussie stellen rondom schuldhulpverlening, WMO, Huisvesting.

City Deal Health Hub gaat onder andere over regelgeving rondom zelfmanagement. Met de City Deal wordt een impuls gegeven aan dereguleren door een breed gedragen en integraal programma voor onderzoek, toepassing en ondernemerschap op het gebied van zelfmanagement (programma Uzelf). Er zal door de deelnemende gemeenten een regiegroep geformeerd worden, waarin ook de Rijksoverheid participeert, die onder andere knellende wet- en regelgeving inventariseert, pilots opzet voor een (tijdelijke) regelloze aanpak, ontschotting tussen gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren bevordert, de uitrol van bewezen technologieën stimuleert. Op energietransitie wordt ingezet om de landelijke regelgeving rondom energielevering aan te passen. et het Living Lab Stationsgebied wordt onderzocht hoe met de nieuwe omgevingswet ruimte kan worden geboden voor ruimtelijk-economische ontwikkeling met maximale leefbaarheid: Citaat uit intentieovereenkomst: Onderzoeksthema (partners: Min I&M, MinEZ, Provincie Utrecht, Gemeente Utrecht, open voor anderen) Duurzame milieu- en leefomgevingskwaliteit: de dilemma’s die nu optreden tussen wet- en regelgeving en gezonde en duurzame verstedelijking.

Klantvoordeel:belemmerende regels voor stedelijke opgaves ter discussie stellen, versimpelen en daardoor eenvoudiger te realiseren.

Ruim baan voor initiatief

In 2015 is de oogst van het Festival ‘’Utrecht maken we samen’’ gebundeld in een agenda ‘’Ruim baan voor initiatief’’ met suggesties over hoe samen meer ruimte voor initiatief in Utrecht kunnen maken. In 2016 is de agenda samen met de stad geactualiseerd. Een aantal (sub)agendapunten zijn al gerealiseerd of nog in uitvoering. In 2017 wordt doorgegaan op de zes agendapunten. Doel is het stimuleren van initiatieven vanuit de stad door het wegnemen van drempels, het bieden van faciliteiten en ontwikkeling van nieuwe instrumenten.

Al doende leren

Met het leertraject ‘Samen leren en werken aan de stad’ onderzochten initiatiefnemers en ambtenaren de onderlinge samenwerking en de mogelijkheden voor verbetering. Aan dit traject deden 33 initiatiefnemers mee. Tijdens de slotbijeenkomst in 2016 zijn rode draden en leerervaringen met elkaar gedeeld. In 2017 bouwen we voort op deze leerervaringen. Ook wordt doorgegaan met de succesvolle initiatievencafés om initiatiefnemers en ambtenaren op laagdrempelige wijze een stap verder te helpen.

Informatie voor initiatiefnemers

Op de portal Utrecht.nl/initiatief is op één plek informatie over advies, ruimte, geld en netwerken te vinden. Het actualiseren van de informatie is een continue activiteit. Kennis en ervaring wordt gedeeld, ook digitaal. En onderzoeken of er een plek voor en door initiatiefnemers in de hal van het stadskantoor kan komen.

Financiële arrangementen

In 2016 zijn het initiatievenfonds en de pilots buurtbudgetten in Lunetten en Lombok geëvalueerd. Er is een match-crowdfundingplatform ontwikkeld en er is geleerd van ervaringen met ‘Bewonersbod’. De bewoners van Lunetten werken in co-creatie met gemeenteambtenaren aan een vervolg op de pilot buurtbudgetten in Lunetten. In 2017 wordt de ontwikkeling van de genoemde instrumenten verder gevolgd en doorontwikkeld. Daarbij worden nieuwe manieren van samenwerken ontdekt.

Beren van de weg

Soms stokken initiatieven door verschillende belangen, bepaalde regels of het proces. In pleinen, initiatievencafés, het netwerk initiatieven, met behulp van wijkregisseurs of managers van vakafdelingen wordt in 2017 doorgegaan met het vinden van nieuwe (uit)wegen. Het wegen en overbruggen van diverse belangen gaat steeds sneller en beter. Regels worden opgerekt of afgeschaft, waar dat mogelijk is.

Iedereen doet mee

Het nemen van initiatieven moet voor iedereen te doen zijn. Ook als je lager opgeleid bent, op leeftijd bent, migrant bent of een beperking hebt. In 2017 wordt onverkort ingezet op het verbreden van netwerken, betrokkenheid van een meer gemêleerde groep inwoners bij (wijk)participatie en een doelgroepgerichte communicatie over het Initiatievenfonds.

Overal(l) maatschappelijke waarde

Er wordt een gezamenlijke visie ontwikkeld op de vraag hoe maatschappelijke waarde het beste mee kan worden gewogen als er initiatief wordt genomen. Bijvoorbeeld in een programma van eisen bij gebiedsontwikkeling, bij het bestemmen van een pand, een sociale onderneming of bij het aangaan van een partnerschap tussen een initiatiefnemer en de gemeente.

Klantvoordeel:door synergie, leren van elkaar en alternatieve ontwikkelingen wordt het realiseren van

initiatieven makkelijker gemaakt.

Herziening parkeervergunning

Het systeem van parkeervergunningen kan worden versimpeld. Er worden nu facturen gebruikt in plaats van acceptgirokaarten voor de betaling. De voordelen hiervan zijn onder andere dat de afhandeling intern kan geschieden, geen acceptgirokaarten meer nodig en gebruik gemaakt kan worden van normale printfaciliteiten. De postkamer van de gemeente Utrecht verzorgt vanaf nu de uitdraai en verzending van de facturen. Het proces is hierdoor efficiënter en effectiever geworden. Er is een start gemaakt met de Brievenbox. Klanten krijgen nu belangrijke documenten digitaal. Voordeel van de Brievenbox is dat alle berichten automatisch bewaard blijven voor de klant en er is 100% zekerheid over de bezorging. Dit is een grote vooruitgang in efficiency. Er wordt onderzocht of de gehandicaptenparkeerkaart te digitaliseren is. Dit gaat om de digitale registratie van de kaart. Op deze manier wordt de gehandicaptenparkeerkaart minder diefstal gevoelig en wordt misbruik tegengegaan waardoor de mensen die recht hebben op een gehandicaptenparkeerplaats ook voldoende kunnen parkeren. Er wordt gewerkt aan een applicatie om de zakelijke parkeervergunning te digitaliseren. Dit is het laatste parkeerproduct wat nog op papier is. Na digitalisatie hoeven bedrijven niet meer bij de balie te komen om een vignet af te halen. Eind 2016 wordt gestart met een proef in één rayon. Binnenkort wordt gekeken naar het mogelijk maken van iDEAL betaling voor de kwartaalbetaling van de vergunningen. Dit is erg gebruiksvriendelijk voor de klant en bevordert aan beide kanten, betaler en ontvanger, juiste overboekingen.

Klantvoordeel:minder administratieve handelingen, doelgerichter en meer remote contact in plaats vanv aan de balie in persoon te verschijnen.

Herijking regels in relatie tot nieuwe omgevingswet en ondernemingsdossier

Utrecht kent meer dan honderd verschillende vergunningen. De nieuwe omgevingswet en de ontwikkelingen op het gebied van het ondernemersdossier zijn de basis om het nut en de noodzaak van de regels hieromtrent tegen het licht te houden. Er wordt een plan ontwikkeld waarbij de inhoud van de motie 2016/121 wordt vormgegeven en geactiveerd.

Klantvoordeel:minder en of eenvoudigere regels.

E-formulier bij bodemsanering
(vervolg Bodembeschermingsverordening)

Het zaaksysteem, een allround registratiesysteem, is geïmplementeerd. Het inrichten van het systeem is middels praktische invoering vormgegeven, waarbij gekeken werd of de verbeteropties doorgevoerd konden worden in een nieuwe versie van het systeem. De werkprocessen zijn zoveel mogelijk LEAN gemaakt. Bodemsaneringsmeldingen lopen nu via het zaaksysteem, maar dit wordt doorlopend aangepast om het efficiënter te maken. Met name op grond van de gebruiksvriendelijkheid zoals het koppelen van verschillende programma’s aan het zaaksysteem. Een gevolg van het zaakgericht werken is de mogelijkheid tot het uitbreiden van digitalisering van de werkprocessen voor verdere deregulering en klantgerichtheid. Het gaat hier bijvoorbeeld om het gebruik van e-formulieren en digitale handtekeningen. Het aanvragen van een besluit wordt hierdoor voor de aanvrager gemakkelijker, en komt ook automatisch in het zaaksysteem terecht. Voor simpele bodemsaneringen wordt inmiddels gebruik gemaakt van een e-formulier. Dit wordt verder uitgebreid voor alle meldingen inzake bodemsanering. Het intrekken van de Verordening bodembescherming begin 2015 heeft tot gevolg gehad dat de procedure is verkort. Daardoor is er meer ruimte ontstaan voor maatwerk in de procedure. Bij complexe zaken is er meer beoordelingstijd en bij spoedeisende zaken kan meteen een besluit genomen worden waardoor projecten in de stad sneller doorgang vinden. Gemiddeld genomen wordt een tijdwinst behaald van zes weken en worden er circa 20% minder administratieve handelingen verricht.

Klantvoordeel:kortere doorlooptijd en minder administratieve handelingen.

Wijziging participatiewet

De invoering van de Participatiewet is afgerond. Daarmee voldoet de gemeente aan de wettelijke vereisten. De uitvoeringsprocessen zijn hiermee in lijn gebracht. Er zijn wijzigingen te verwachten in de Participatiewet. De staatssecretaris heeft in een brief aan de Tweede Kamer de nieuwe wijzigingen en de wet Banenafspraak aangekondigd. Afhankelijk van het wetstraject zal dit na de zomer zijn beslag krijgen. In de praktijk kan dit betekenen dat er een wijziging in uitvoeringsprocessen moet gaan plaatsvinden.

Er wordt bij het uitvoeren van de Participatiewet gewerkt aan het vereenvoudigen en digitaliseren van de processen waarbij tegelijkertijd oog is voor individueel maatwerk.

Klantvoordeel:meer digitaal en simpeler processen waarbij meer maatwerk kan worden geboden.

Beter Bestemmen

Het project Beter Bestemmen werkt toe naar een wijze van ruimtelijke ordening die bijdraagt aan een helder, kort proces voor het realiseren van wenselijke ontwikkelingen (passend binnen de nieuwe Omgevingswet) en die de fysieke leefomgeving waar nodig beschermt. Om deze doelstelling te halen wordt gewerkt aan het ordenen en reduceren van beleidsnota’s, aan de integratie van beleid op gebiedsniveau en aan het vereenvoudigen van het bestemmingsplan. Met dit project wordt voorgesorteerd op de Omgevingswet. Het project leidt tot minder regels en tot een betere integratie van beleidsvelden. Het eerste resultaat is één bestemmingsplan voor de wijken Oog in Al en Lunetten. In 2016 worden de eerste resultaten op beleidsniveau verwacht en wordt verder gewerkt aan de bestemmingsplannen. In 2016 wordt met de bewoners een omgevingsvisie voor het gebiedsdeel Vleuten – De Meern opgesteld. Met het gemeentebestuur (hoofdlijnenberaad en workshop gemeenteraad) is besproken hoe deze visie past in het vereenvoudigen en integreren van beleid en in de voorbereiding op de Omgevingswet. In het eerste kwartaal hebben college en raad ruim vijftien beleidsnota’s ingetrokken. De overgebleven nota’s zijn geordend en via internet toegankelijk gemaakt. In de loop van 2016 zullen nog meer nota’s ingetrokken worden. Om de flexibiliteit te verhogen heeft het college in februari besloten om de minister te vragen bij het actualiseren van bestemmingsplannen de Crisis- en herstelwet te mogen toepassen. De verwachting is dat vanaf de zomer 2017 de actualisering vorm kan krijgen als was de Omgevingswet al in werking getreden, wat veel mogelijkheid gaat bieden in de uniformering, flexibilisering en vereenvoudiging van regels.

Klantvoordeel:eenduidigere en kortere realisatie van wenselijke ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving.

Tarievenstelsel welzijnsaccommodaties

De verhuurtarieven buurtcentra zijn vanaf 1 augustus 2015 geïmplementeerd. De tarieven geven duidelijkheid en eenduidigheid wat door gebruikers is gewaardeerd. De klachten over de tarieven zijn sterk afgenomen, hierdoor is de discussie over tarieven niet meer actueel. Bij het vaststellen van de nieuwe verhuurtarieven in de gemeenteraad is afgesproken dat deze naar één jaar worden geëvalueerd, in het najaar 2016 wordt deze evaluatie uitgevoerd. Begin 2017 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over uitkomst van dit onderzoek.

Klantvoordeel:heldere en eenduidige tarievenstructuur.

Aanbestedingsbeleid

De Nota Inkoop 2015-2019 is vastgesteld in de raadsvergadering van september 2015.

Doordat in deze Nota Inkoop verruimingen zijn toegepast, in overeenstemming met de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit, neemt de tijd af die wordt besteed aan aanbestedingen.

Deze vermindering komt door:

Verhoging van de drempels leidt tot minder afwijkingen;

Verhoging van de drempels leidt tot meer enkelvoudige inkopen (tot 20k voor Diensten/Leveringen tot 50k voor Werken);

Verhoging van het aantal meervoudig onderhandse inkopen (20k -209k voor Diensten/Leveringen en 50k -1,5 miljoen euro voor Werken) waar eerder nationaal openbare aanbestedingen werden toegepast.

Klantvoordeel:eenvoudigere aanbestedingsregels.

Armoedebeleid

Eind 2015 is de notitie ‘Utrecht Inclusief – Vernieuwing van de Utrechtse armoedeaanpak 2016-2019’ vastgesteld in de raad. De nieuwe aanpak is erop gericht dat mensen ondanks een laag inkomen mee kunnen doen in de maatschappij. Er wordt ingezet op vroegtijdig voorkomen van armoede en schulden en het bieden van ondersteuning, zodat men zichzelf financieel kan blijven redden. Hiervoor gaat er worden ingezet op zogenoemde levensgebeurtenissen, zoals een scheiding of ontslag. Dit is vaak het begin van veel (financiële) problemen. Ook als er al schulden zijn, worden mensen intensief ondersteund om daar weer uit te komen. De gemeente Utrecht gaat veel nauwer samenwerken met andere partijen in de stad. Armoede is een breed en complex vraagstuk. Veel partijen in de stad én ervaringsdeskundigen zijn betrokken en hebben een belangrijke rol vanuit hun eigen ervaring en expertise. Utrecht maken we samen! Zowel de toegang als de armoederegelingen zelf worden eenvoudiger en logisch vormgegeven. Het streven daarbij is naar minder regels en regelingen. Voor mensen met een laag inkomen is het daardoor makkelijk te overzien waar ze aanspraak op kunnen maken. Via onder andere Agenda Utrecht wordt gelobbyd om de regelgeving op Rijksniveau aan te passen en simpeler te maken.

Klantvoordeel:door eenvoudige regels en lage drempel toegang verbeteren voor de doelgroep.

Experiment ‘Terug naar de bedoeling’

Tussen 1 september 2015 en 1 maart 2016 hebben vier teams van de gemeente de ruimte en ondersteuning gekregen om ‘regelarm’ te werken. Zij experimenteerden met het vereenvoudigen en afschaffen van allerlei interne regels en procedures, die zij als belemmerend ervaren. Hierdoor kunnen zij zich meer richten op ‘de bedoeling’ van hun werk, zo was de gedachte. Door de deelnemende teams zijn zo’n 40 ont-regel initiatieven opgestart. Een aantal is in de vorm van een pilot van start gegaan en weer andere hebben geleid tot gemeentebrede afname van de regeldruk. Een paar heeft geen post gevat. Het experiment is dermate positief geëvalueerd dat besloten is om de beweging groter te maken: met minimaal acht nieuwe teams wordt een ‘tweede ronde Terug naar de bedoeling’ gestart. Deze gaat medio 2016 van start en is dus een vervolg op het experiment.

Klantvoordeel:grotere bewustwording over toegevoegde waarde van het werk, ruimte om disfunctionele regels en procedures af te schaffen c.q. te versimpelen.

Modernisering arbeidsvoorwaarden

De Rechtspositie Utrecht bevat alle regelgeving voor de Gemeente Utrecht op het gebied van rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid. De regels die hierin staan, zijn veelal afkomstig uit de landelijk geldende Cao gemeenten. Daarnaast bevat onze rechtspositieregeling ook lokale regels.

Met actieve inbreng van de Gemeente Utrecht wordt er momenteel, samen met de VNG en de vakbonden, gewerkt aan de vereenvoudiging, harmonisering en modernisering van de Cao gemeenten. Voor Utrecht betekent de modernisering concreet dat er ongeveer tien lokale uitvoeringsregelingen, die een grote hoeveelheid sterk verouderde en complexe regelgeving bevatten, geschrapt kunnen worden. Daardoor wordt het ook mogelijk om de onderliggende bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. Utrecht maakt zich in VNG-verband sterk voor verdergaande modernisering en deregulering van de Cao gemeenten.

Klantvoordeel:vereenvoudiging, harmonisering en modernisering van de arbeidsvoorwaarden.

Vereenvoudiging indienen declaraties

Veel medewerkers vinden het indienen van declaraties een ingewikkeld en omslachtig proces. Daarom is in april een experiment gestart om dit sterk te vereenvoudigen. Het nieuwe proces scheelt medewerkers en leidinggevenden tijd, energie en gemopper. En daar doen we het voor! Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de declaratie en moeten hun bonnetjes vier maanden bewaren. Steekproefsgewijs vinden er controles plaats. Gedurende het experiment wordt goed gevolgd hoe het gaat en wordt gepeild wat medewerkers en leidinggevenden vinden van de vereenvoudigde procedure.

Klantvoordeel:simpel proces, snelle betaling.

Vereenvoudiging urenverrekening

De organisatieonderdelen in het fysieke domein werken veel voor elkaar. Deze kosten worden momenteel veelal op uurbasis verrekend. Het systeem van tijdschrijven en urenverrekening is een instrumentarium om onze doelen te behalen, maar het is door de jaren heen steeds complexer geworden. Begin 2016 zijn er afspraken gemaakt om tot een eerste stap in de vereenvoudiging te komen. Een grote groep medewerkers hoeft geen uren meer te verrekenen. Voor de overige medewerkers gaat minder detailniveau gebruikt worden in de administratie en worden onderling meer bulkafspraken gemaakt. De uitvoering van deze afspraken vindt momenteel plaats en wordt nauwlettend gevolgd, zodat er lessen uit getrokken kunnen worden.

Klantvoordeel:vermindering administratieve last.

Self-Service Portaal

Via het Self-Service Portaal kunnen medewerkers van de Gemeente Utrecht zelf 24/7 bedrijfsvoering zaken regelen. Bijvoorbeeld een wachtwoord resetten, het soft token beheren en contactgegevens in Outlook aanpassen. De selfservice-mogelijkheden worden steeds verder uitgebreid.

Klantvoordeel:plaats- en tijdonafhankelijke support ontvangen.

Organisch Ontwikkelen

De lokale samenleving verandert voortdurend en daarmee ook de actuele vraag van onze klanten, bewoners, bedrijven en organisaties en de stad. Met organisch ontwikkelen wordt gezocht naar een werkwijze waarbij de gemeente snel kan inspelen op ontwikkelingen van buitenaf en tegelijkertijd beter gebruik kan maken van het verandervermogen en de talenten van de medewerkers. In plaats van eerst een plan en blauwdruk maken en dat vervolgens in één keer invoeren, bewegen we in kleine stapjes mee met de veranderingen om ons heen. Belangrijk hierbij is openheid en vertrouwen, een analytische blik op de veranderende vraag, een reële inschatting van de benodigde capaciteit, zekerheid over werk en inkomen en betrokkenheid van medewerkers. De Centrale Ondernemingsraad en de algemeen directeur hebben afgesproken om in 2016 en 2017 deze veranderaanpak toe te passen en verder te ontwikkelen.

Klantvoordeel:een organisatie en medewerkers die sneller kunnen inspelen op een veranderende omgeving.

Wijziging ontvangst bezoek Stadskantoor

Om gasten klantvriendelijker te ontvangen, is begin 2016 de ontvangst van bezoekers in het Stadskantoor veranderd.

In de nieuwe werkwijze zijn de bezoekerspassen afgeschaft. Medewerkers worden gestimuleerd om bij voorkeur op de (nu vrij toegankelijke) 6e etage af te spreken met externe gasten. Wanneer externe gasten de kantoorverdiepingen bezoeken, worden zij ontvangen en begeleid door de medewerker met wie zij een afspraak hebben.

Zo wordt de gastvrijheid verhoogd en gaan we ‘Terug naar de Bedoeling’ door onnodige handelingen te schrappen.

Klantvoordeel:persoonlijke ontvangst, geen meldplicht en wachttijden voor bezoekerspassen meer.

Servicedesk Interne Bedrijven

Medewerkers kunnen voor al hun vragen rondom ICT, personeel, financiën, facilitair en huisvesting terecht bij de Servicedesk Interne Bedrijven. Deze servicedesk biedt haar dienstverlening aan via een portal op intranet (selfservice en informatie), telefonisch en aan de balie op het Serviceplein op de 10e etage. Er wordt doorlopend gewerkt aan de verbetering van de dienstverlening door de Servicedesk Interne Bedrijven.

Klantvoordeel:één loket voor alle ondersteunende diensten.

Gebruiksgemak managementinformatie verhogen

Binnen de dynamische bedrijfsvoeringsagenda is de ontwikkeling ‘van managementinformatie naar managementsturing’ opgenomen. Het aantal handelingen om hiervoor tot goede informatie te komen moet worden verminderd. Minder uitdraai, controle, correctie, herbewerking en opmaak handelingen, waardoor er meer tijd is voor analyse, prognose en advies. Op dit moment worden op diverse plekken in de organisatie initiatieven ontwikkeld om de ontsluiting van managementinformatie te verbeteren.

Klantvoordeel:betere toegankelijkheid en meer toegevoegde waarde van de informatie.

Experiment ‘RGW-Regelvrij’

RGW staat voor resultaatgericht werken, de Utrechtse benaming voor functioneren en beoordelen. Bij het experiment RGW mogen een zestal afdelingen gedurende het jaar 2016 vrij experimenteren met alternatieve vormen van beoordelen van medewerkers. De interne beoordelingsregels mogen hierbij buiten werking worden gesteld. Bekeken wordt of met andere vormen van beoordelen de administratieve last gereduceerd kan worden, eigenaarschap van medewerkers m.b.t. het bereiken van resultaten en eigen ontwikkeling vergroot kan worden en ‘het goede gesprek’ hierover frequenter gevoerd kan worden.

Klantvoordeel:minder administratie, meer volgens de ‘bedoeling’.

Verlofregistratie en –autorisatie vereenvoudigen/afschaffen

In het kader van de wens om procedures te vereenvoudigen en verantwoordelijkheden dichtbij medewerkers te beleggen, wordt een experiment gestart met het versimpelen van verlof en verlofregistratie.

Het experiment start begin 2017 en duurt een jaar. Binnen een team dat meedoet zijn er drie varianten mogelijk:

De huidige procedure volgen: de medewerker houdt zijn/haar verlof bij in het huidige systeem MPZ, de leidinggevende vinkt het af;

Verlof zelf en in overleg regelen: De medewerker houdt –met toestemming van de leidinggevende- de verlofuren op een zelf te kiezen manier (excellijstje, roostertool, schriftje, etcetera) bij; aan het eind van het jaar boekt de medewerker de opgenomen uren verlof in één keer af in het huidige systeem. Verlof als zodanig radicaal afschaffen;

De medewerker (en de leidinggevende) is (zijn) zelf verantwoordelijk voor zijn/haar prestaties en duurzame inzetbaarheid en bepaalt zelf wanneer en hoeveel uur hij/zij werkt dan wel vrij is.

Na een jaar wordt het experiment geëvalueerd en worden er lessen uit getrokken.

Klantvoordeel:simpele procedure, eigen regie op duurzame inzetbaarheid.

Verbeteren bruikbaarheid HR-formulieren en HR-brieven eenvoudiger

De bruikbaarheid van de HR-formulieren zijn verbeterd. Zo zijn alle HR-formulieren nu op één plek in een helder thematisch overzicht en met duidelijke benamingen te vinden. De HR-formulieren zijn afgelopen jaar inhoudelijk kritisch bekeken op gebruiksvriendelijkheid en waar nodig hierop aangepast. Ook heeft HRM tien van de meest gebruikte standaardbrieven aan medewerkers vereenvoudigd. De brieven zijn opgeschoond en ontdaan van alle overbodige zaken. Leidinggevenden en medewerkers worden uitgenodigd om suggesties voor verdere verbetering te melden.

Klantvoordeel:verlichting administratieve last, beter begrip van inhoud brieven.